Im Jahr 2021 stand Claudia Aydin, Gruppenleiterin Pflegeversicherung bei BIG direkt gesund, vor einer großen Herausforderung. Die Anzahl der zu prüfenden Rechnungen für zusätzliche Betreuungs- und Entlastungsleistungen nach § 45b SGB XI steigt enorm an. Der demographische Wandel sowie eine Kassenfusion zum Jahresbeginn führen dazu, dass sich die Anzahl der Rechnungen in zwei Jahren fast verdoppelt hat. Die 45b-Rechnungen werden sowohl von Pfl egediensten als auch von Versicherten eingereicht und jede einzelne davon muss gesichtet, geprüft, verbucht und bezahlt werden. Dabei werden die Rechnungen gemäß der gesetzlichen Vorgaben geprüft. Die pandemiebedingten Ausnahme- und Verlängerungstatbestände erschweren zudem das Prüfgeschäft. Klar ist für Frau Aydin, dass ihr Team bei diesem Massengeschäft schon bald an seine Belastungsgrenze stoßen wird.

Genau hier setzt die Lösung der atacama KV Software an. Das Modul atacama | PV, das BIG direkt gesund wie aktuell 69 weitere Pflegekassen im Einsatz hat, bietet bereits eine intelligente Rechnungsprüfung für manuell erfasste 45b-Rechnungen. Alle gesetzlichen Vorgaben und Ausnahmetatbestände sind in atacama | PV ebenso abgebildet wie kassenindividuelle Prüfregeln. Da BIG direkt gesund die Rechnungen über einen digitalen Posteingang bereits scannt, prüfte Claudia Aydin mit ihrem Team das atacama-Angebot, die Rechnungsdaten mittels künstlicher Intelligenz (KI) auszulesen und in atacama | PV automatisiert prüfen und bezahlen zu lassen.

„Wir haben von anderen Kassen, die diese Funktion schon nutzen, viel Gutes gehört. Aufgrund der Kassenfusion zum Jahresbeginn suchten wir eine Lösung, die schnell umgesetzt werden kann und möglichst vom ersten Tag an eine spürbare Erleichterungen mit sich bringt. Unser Ziel, mindestens 50% der Rechnungen vollständig dunkel zu verarbeiten, wurde binnen kurzer Zeit erreicht. Und die Erfolgskurve kennt seither immer nur die Richtung nach oben. Die manuelle Sachbearbeitung hat sich auf einen Schlag halbiert, denn auch bei den restlichen Rechnungen ist nach kurzer Sichtprüfung oft nur noch ein Klick nötig, um den Fall abzuschließen.“

– Claudia Aydin, Gruppenleiterin Pflegeversicherung bei BIG direkt gesund

Möglich wird das durch die zweistufige Nacherfassung, die atacama KV Software und atacama blooms gewährleisten. Diese einfache schnelle Nacherfassung und Korrektur (Grab & Go) trainiert im selben Schritt das System auf jegliche Anordnung von Inhaltselementen auf den Dokumenten. Im Ergebnis erhält BIG direkt gesund hervorragend aufbereitete Rechnungsdatensätze, die entweder ohne Beanstandung sofort zahlbar gemacht werden können oder, wenn eine Prüfregel anschlägt, in eine vereinfachte manuelle Nachbearbeitung zu Mitarbeitenden der Kasse gehen.

Die Vorteile bei der 45b-Rechnungsverarbeitung mit atacama | PV

  • Schnelle und unkomplizierte Einführungsphase
  • Entlastung der Mitarbeiter/innen des Fachbereiches
  • Zielsetzung von 50% Dunkelverarbeitung binnen kurzer Zeit erreicht
  • Abgerundeteter Prozess dank Schnittstelle nach BITMARCK_21c|ng

Abgerundet wird der Prozess durch die Möglichkeit, die geprüften Rechnungen einzeln oder gebündelt mit wenigen Klicks über die atacama-eigene Schnittstelle nach BITMARCK_21c|ng zu übertragen. Hier zeigt sich die langjährige gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit beider Softwarehäuser. Die atacama | GKV Suite ist das erste Partnerprodukt, das die BITMARCK im Jahr 2019 mit dem Zertifikat „Integriertes Produkt“ auszeichnete.

„Durch Anpassungen im individuell einstellbaren Regelwerk von atacama | PV werden wir die Automatisierungsquote weiter erhöhen. Zusätzlich haben wir gerade zusammen mit atacama blooms unser Formular für die Abrechnung der Nachbarschaftshilfe weiterentwickelt, sodass die KI-Software AVIDOC-R noch mehr Daten digitalisieren kann. Wir sind für alle Möglichkeiten der Verbesserung und Optimierung offen“.

– Claudia Aydin

Erfolgsgarant Kundenbetreuung bei atacama KV Software

Neben einer praxisnahen Software braucht es auch Menschen, die den Verantwortlichen bei der Kasse bei der Einrichtung des neuen Prozesses unterstützend zur Seite stehen. Die mehrfach mit Bestnoten beurteilte Anwendungsberatung von atacama konnte auch in diesem Projekt wieder einmal punkten: „Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von atacama läuft sehr gut. Man bekommt schnelle Rückmeldungen bei Bedarf“, fasst Frau Aydin zufrieden zusammen.

Anwenderbericht als PDF

1996 gegründet, hat BIG direkt gesund heute bundesweit über 520.000 Versicherte (Stand 01.01.2021). Mit dem Rechtssitz in Berlin sowie den Sitzen der Hauptverwaltung in Dortmund und Aachen hat BIG direkt gesund insgesamt 16 Geschäftsstellen.