Mit dem automatisierten HKP-Genehmigungsverfahren fit für die Zukunft

Das bisherige Verfahren stößt im Jahr 2019 an seine Grenzen. Die BKK Pfalz hatte den Aufgabenbereich der Häuslichen Krankenpflege jahrelang an einen Dienstleister ausgelagert. Dort wurden die Verordnungen manuell in iskv_21c dokumentiert und die Papierbelege in Akten angelegt. Der Wunsch nach deutlich mehr Transparenz, um stets einen Überblick darüber zu haben, ob die Versicherten optimal versorgt sind, führt zur Entscheidung, den Prozess ins Haus zurückzuholen.

Die Wahl für die entsprechende Softwareunterstützung fällt Christina Kroesen, Teamleiterin Pflege und Häusliche Krankenpflege, leicht. Sie hat bereits sehr gute Erfahrungen mit atacama | PV gemacht. „Die Aussicht darauf, dass atacama | HKP unseren Interessen zur optimalen Versorgung unserer Versicherten entspricht und sich an den Anforderungen der Zukunft orientiert, war dann letztlich der ausschlaggebende Faktor“, so Frau Kroesen.

Von Null auf Hundert in weniger als zwei Monaten

Die Einführung der Software muss so gestaltet werden, dass das Team der Pflegeversicherung ab dem 1. Januar 2020 die Fallbearbeitung selbständig durchführen kann. atacama installiert die Software am 11. November 2019 per Fernwartungszugriff im Rechenzentrum der Kasse. Online-Schulungen am 11. Dezember 2020 machen die zukünftigen Anwender*innen mit der Bedienoberfläche und den Funktionen vertraut. Frau Kroesen ist zufrieden:

„Dank der guten fachlichen Schulung und der Betreuung in der Anfangszeit hat das alles super geklappt.“

Hoher Automatisierungsgrad in der Fallbearbeitung

Schon seit geraumer Zeit verarbeitet die BKK Pfalz die gesamte Eingangspost auf elektronischem Weg. Auch die eingehenden HKP-Verordnungen werden im digitalen Posteingang mit dem Dokumenten-Managementsystem (DMS) gescannt und manuell nacherfasst. Im Ergebnis entsteht pro Verordnung eine Bilddatei zusammen mit einem erweiterten XML-Datensatz, der neben den Informationen des oftmals aufgedruckten Barcodes auch das Institutskennzeichen des Pflegedienstes und die Information über die notwendigen Unterschriften enthält. Diese Daten werden automatisch nach atacama | HKP importiert und dort gemäß den hinterlegten Regeln an die zuständigen Mitarbeiter*innen mit entsprechenden Prüfhinweisen weitergeleitet. Nach erfolgter fachlicher Prüfung wird die Leistungsentscheidung den Versicherten und den Pflegediensten automatisch durch die Auswahl und Befüllung der entsprechenden Briefvorlagen mitgeteilt. Zusätzlich wird diese Information auch automatisch per TPX in das Kernsystem BITMARCK_21c|ng übertragen.

Im Ergebnis sind die für die fachliche Prüfung zuständigen Mitarbeiter*innen weitgehend von eintönigen Erfassungstätigkeiten befreit und konzentrieren sich voll auf die eigentliche Prüfung der Fälle. In einem nächsten Schritt ist daran gedacht, zukünftig insbesondere korrekt vorliegende Folgeverordnungen komplett dunkel zu verarbeiten. Das Prüfregelwerk in atacama | HKP gibt das ohne weiteres her.

Wirtschaftlichkeit und Versorgungsqualität im Blickpunkt

Die Entlastung bei mehreren tausend Verordnungen pro Jahr ist jetzt schon enorm. Durch den Einsatz der Software konnte die BKK Pfalz die Fallbearbeitung mit dem vorhandenen Personal wieder ins Haus holen. Bei der BKK Pfalz weiß man, dass die Zahl der Verordnungen zur Häuslichen Krankenpflege weiter steigen werden. Künftig will Christina Kroesen daher die Themen Wirtschaftlichkeit und Versorgungsqualität in der Häuslichen Krankenpflege ins Auge fassen:

„Wir werden abwägen, welche Fälle wir uns genauer ansehen und steuern, damit wir eine bessere Versorgungsqualität für unsere Versicherten hinbekommen und dabei bestenfalls die Kosten senken können.“

atacama | HKP kann hierzu das Zahlenwerk in entsprechenden Auswertungen beisteuern.

Fazit: mit atacama | HKP fit für die Zukunft

Augenscheinlich haben auch die Mitarbeiter von atacama ganze Arbeit geleistet. „Optimal! Mehr braucht es nicht – wer atacama kennt, versteht mich und wer atacama nicht kennt, kann‘s trotzdem glauben“, so beschreibt Frau Kroesen ihre Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter*innen von atacama im Rahmen der Softwareeinführung. Nun geht der Blick nach vorne. Bald steht auch in der Häuslichen Krankenpflege die Einführung des elektronischen Genehmigungsverfahrens (eVerordnung) vor der Tür. Kein Problem für die BKK Pfalz, sondern vielmehr eine Chance. Denn Frau Kroesen weiß, dass man bei atacama zukunftsfähige Lösungen immer gemeinsam mit den Kunden auf den Weg bringt.

Anwenderbericht als PDF